Prezentacje to wycinek wielkiego świata komunikacji. By robić dobrze prezentacje, trzeba rozumieć nie tylko jak działa PowerPoint, ale też jaka komunikacja trafia najskuteczniej do odbiorców. David Marquet, autor świetnej książki „Język przywództwa”, daje dobry wgląd w to, jak powinniśmy się komunikować w biznesie.
Książka w oryginale ma tytuł „Leadership is Language”. I tytuł angielski znacznie lepiej niż polski oddaje to, czym jest faktycznie język, a de facto komunikacja. Przywództwo to de facto komunikacja. Nie ma szans, by być dobrym liderem, jeśli nie jest się wybitnym w obszarze komunikacji.
Autor nie jest byle kim. L. David Marquet to były żołnierz, dowódca okrętu podwodnego Santa Fe. Kiedy obejmował na nim dowództwo, okręt ten był uznawany za najgorszy w całej flocie. Po wprowadzeniu szeregu zmian w funkcjonowaniu zespołu, okrętu, a przede wszystkim w komunikacji – Santa Fe stał się flagowym okrętem amerykańskiej marynarki wojennej.
Co działa, a co nie działa w komunikacji biznesowej?
O swoim podejściu i reformach napisał w książce „Zmień kurs” (angielski tytuł: „Turn the Ship Around”).
Ale to w książce „Leadership is language” Marquet wyjawił JAKIM SPOSOBEM osiągnął to, co opisał w „Zmień kurs”.
Te sposoby sprowadzają się do kilku punktów. Marquet postuluje:
1) Rozróżnić pracę typu bluework (praca umysłowa, analiza) i redwork (działanie, wykonywanie). Ogromnym błędem wielu przedsiębiorstw jest to, że separują dla osobnych zespołów te dwa tryby. Marquet sugeruje, że powinny się one przenikać. Na początku cały zespół powinien włączyć się bluework, potem wstępne założenia powinny być przetestowane w pierwszej fazie redwork, potem zewaluowane w kolejnym etapie bluework, sprawdzone w kolejnym etapie redwork – i tak dalej, w kolejnych cyklach.
2) Pozwól ludziom działać według swoich kompetencji. Ty jako lider ujawniaj im ogólne cele i włączaj się do procesów decyzyjnych jako ostatnia instancja.
3) Włącz do dyskusji o strategicznych decyzjach wszystkich członków zespołu. Nie szukaj kompromisu, który może być kuszący. Szukaj przeciwstawnych argumentów, bo to one wskazują słabe punkty pomysłów i dzięki temu można je udoskonalić.
4) Unikaj binarnych pytań, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”. Zamiast pytać: „Czy jesteście pewni?” lepiej zapytać: „Jak bardzo jesteście pewni?” Albo: „W skali od 1 do 100 jak bardzo jesteście za tym pomysłem?”. Zamiast: „Czy macie jakieś pytania”, zapytaj: „Jakie macie pytania?”
Opis-Ocena-Rekomendacja
W jednym z wywiadów, jakie słuchałem, Marquet przedstawił bardzo ciekawy pomysł na dobrą komunikację z zespołem w formule Opis – Ocena – Rekomendacja. Wg Marqueta, to gotowy przepis pokazujący, jak zespół powinien raportować swoim przełożonym
Opis (Description) – na początku osoba raportująca powinna przedstawić krótki opis sytuacji. Na przykład:
- W wojsku: Panie kapitanie, na horyzoncie drugi okręt zbliża się do nas. Nie odpowiada na nasze sygnały, płynie z dużą prędkością.
- W dziale sprzedaży: Nasza sprzedaż zaliczyła w poprzednim miesiącu spadek o 3%.
- W dziale HR: nowo zatrudniony pracownik znowu nie pojawił się w pracy.
- W start upie: dostałem właśnie informację, że inwestor, któremu ostatnio pokazywaliśmy naszą prezentację, nie podejmie z nami współpracy. Napisał, że ogólnie podoba mu się koncept, ale nie zrozumiał, w jaki sposób chcemy zbudować wokół tego biznes.
Ocena (Assessment) – potem osoba raportująca powinna oszacować skalę zagrożenia, konsekwencje lub prawdopodobieństwo wystąpienia jakiegoś zjawiska. Na przykład:
- W wojsku: Sądzę, że to okręt wroga.
- W dziale sprzedaży: Najprawdopodobniej wynika to z sezonowości naszej branży, bo nasza konkurencja zanotowała podobne tąpnięcia.
- W dziale HR: Może to być wynikiem jakichś jego kłopotów osobistych.
- W start upie: Jeśli podobał mu się ogólnie koncept, ale nie zdecydował się na współpracę, to oceniam, że nie podobała mu się po prostu nasza prezentacja.
Rekomendacja (Action) – osoba raportująca powinna zarekomendować przełożonemu, co w danej sytuacji powinno się zrobić. Jest to jedynie rekomendacja. Właściwą decyzję podejmuje przełożony. Na przykład:
- W wojsku: W mojej ocenie powinniśmy wydać salwę ostrzegającą.
- W dziale sprzedaży: Sądzę, że nie powinniśmy zmieniać naszej strategii, a kontynuować niedawno rozpoczętą kampanię.
- W dziale HR: Sądzę, że powinniśmy porozmawiać z nim i zaproponować mu pomoc. Nasz dział może sobie z nim przez kilka dni bez niego poradzić, ale warto w niego zainwestować, bo to osoba o wyjątkowych kompetencjach.
- W start upie: Rekomendowałbym zatrudnić kogoś, kto stworzy dla nas profesjonalną prezentację lub byśmy zapisali się na jakiś kurs tworzenia prezentacji. Słyszałem, że Piotr Garlej robi świetne szkolenia z prezentacji biznesowych 🙂
Czy taka formuła sprawdza się wszędzie?
Formuła ta jest zbliżona do często używanej w prezentacjach formuły Problem – Rozwiązanie, o czym często uczę w prowadzonych przez siebie szkoleniach.
- Problem: najpierw zaczynamy od sformułowania ogólnego kontekstu, nakreślenia sytuacji, problemu i wyzwania.
- Rozwiązania: dopiero potem wchodzimy w szczegóły i rozważania, jak ten problem możemy rozwiązać.
To najprostsza formuła narracyjna w prezentacjach i jedna z najskuteczniejszych do wprowadzenia storytellingowej kanwy.
Jednocześnie tradycyjna formuła problem – rozwiązanie jest prostsza i łatwiejsza do zaaplikowania niż formuła Marqueta. Przykłady powyżej, które wymieniłem, nie wziąłem z książki, ale z głowy. I przyznam, że największe trudności miałem ze sformułowaniem środkowej części tego schematu, czyli oceny.
Dla mnie ocena może (nie musi) mieścić się w części opisowej (kiedy omawiamy dany problem). Wyszczególnianie tego na osobną partię komunikatu powodować może niepotrzebny przestój, zastanawianie, deliberowanie. By wyartykułować taką ocenę szybko i precyzyjnie, trzeba mieć dużą wprawę. Znacznie łatwiej bazować na dużo prostszej, dwuelementowej formule „problem – rozwiązanie”.
Formuła proponowana przez Marqueta ma dla nie jednak olbrzymią wartość: stanowi dla mnie potwierdzenie, że w biznesie dobra komunikacja to schematyczna komunikacja. Brzmi to niedorzecznie, wbrew intuicji, ale w praktyce sprawdza się ona znacznie lepiej niż komunikacja oparta na swobodnej improwizacji.
Owszem, improwizowana komunikacja sprawdzi się podczas small talku, na randce, na spotkaniu towarzyskim czy podczas rozmowy z rodziną. Ale w sytuacji biznesowej, kiedy musimy przekazać coś szybko i bardzo konkretnie, schematyczne ramy dają nam większe szanse na to, by kluczowy komunikat nie umknął w gąszczu innych, mniej znaczących. By był krótki, by wywoływał określone działanie, jednym słowem, by był skuteczny.
A jeśli chcesz zostać mistrzem komunikacji i prezentacji, to zajrzyj koniecznie do mojego kurs Profesjonalne Prezentacje PowerPoint, który dostępny jest TUTAJ.
W kursie podpowiadam nie tylko, jak strukturyzować dobrze treść w prezentacjach, ale też jak ją ciekawie i angażująco przedstawiać.